О российском рынке управления документами

Андрей Колесов

Сегмент систем электронного документооборота (СЭД) на российском ИТ-рынке является один из самых «дискуссионных» — это, в частности, видно по растущему числу круглых столов на различных отечественных СЭД-мероприятиях с участием представителей заказчиков и поставщиков. Можно вполне определенно сказать, что даже фирмы-конкуренты идут на такие очные контакты, потому что подобные обсуждения помогают лучшему пониманию ситуации в этой динамичной сфере. Наш еженедельник также регулярно проводит опросы ведущих российских поставщиков СЭД, мнения которых отражают не только опыт работы компаний, но и специфику их маркетинговых и технологических стратегий. Мы продолжаем обсуждение актуальных вопросов с нашими экспертами.

Уровень зрелости российского рынка

По мнению Юрия Корюкина, степень зрелости рынка в целом пока недостаточна. Причем дело тут не в качестве проектов или технологий, не в уровне конкуренции, а в том, что понимание заказчиками своих собственных потребностей и целей внедрения не всегда соответствует уровню проектов. Большинство предприятий-заказчиков если еще не внедряет, то уже активно обсуждает или выбирает подходящую им СЭД. Но, что характерно, на этапе выбора системы используется информация, которую, прежде всего, предоставляют сами разработчики. Зачастую учитывается так называемая «предъявляемая функциональность», нежели реальные проблемы и задачи, которые и предстоит решить путем внедрения СЭД. Но представитель ABBYY считает, что в этом вопросе есть положительная динамика. Заказчики начинают более взыскательно подходить к реализации проектов и выбору поставщиков. Важно и то, что многие системные интеграторы теперь рассматривают СЭД как перспективное направление в своем бизнесе, что отражается в повышении реального рыночного спроса.

Компания Directum оценивает зрелость систем электронного документооборота заказчиков с использованием шкалы, имеющей пять уровней: начальный, потенциальный, стабильный, прогнозируемый и оптимизируемый. В качестве основных критериев тут выступают степень освоенности ECM-решений, повышение лояльности сотрудников, готовность компании к внешнему, межкорпоративному электронному документообороту. Константин Истомин считает: «Отставание наших предприятий от западных стран в этой сфере довольно значительно: большинство российских компаний сегодня находится на потенциальном уровне зрелости, мировой же рынок активно переходит на оптимизируемый уровень. Это объясняется тем, что наш бизнес еще довольно молод, а потому не столь открыт к ИТ-инновациям и не располагает значительными ИТ-бюджетами. К тому же за рубежом существуют различные регулирующие стандарты, предъявляющие жесткие требования к хранению информации, что возможно только с использованием автоматизации».

Владимир Андреев отмечает, что российский рынок СЭД до сих пор находится в стадии бурного роста и неудовлетворенного спроса. Поэтому он был совершенно не структурирован, не было разделения продуктов по нишам и выделения отдельных классов систем, заказчик не имел каких-либо четких критериев для выбора системы. Только сейчас рынок стал структурироваться, определился состав основных игроков, произошло, хотя пока и нечеткое, размежевание систем различного класса. Этот процесс находится в самом начале, в ближайшее время должны оформиться четкие границы между продуктами по масштабу внедрения, отраслевому фокусу и функциональности.

О положительных преобразованиях говорит и Павел Эйгес: «Увеличивается число проектов, которым предшествует разработка заказчиками собственной ECM-стратегии, т. е. сначала очерчивается общая картина, а потом уже в ее рамках намечаются ближайшие и более отдаленные цели. Возрастает роль хранилищ образов бумажных документов, которые используются в различных операционных процессах – полисов, заявлений, договоров, счетов и т. п. И хотя оригиналы этих документов все равно приходится хранить, для заказчиков настолько важно ускорить операционные процессы, что они считают целесообразным параллельное существование этих документов в бумажном и электронном виде. Несмотря на дискуссии о правовом статусе электронных документов, видна явная тенденция к электронизации даже в такой жестко регулируемой области документооборота, как финансовая первичная документация. Даже там, где нельзя отказаться от бумажных документов, электронный документооборот позволяет повысить эффективность и производительность операционной деятельности».

Порой аналитики говорят, что с повышением уровня зрелости рынка должно происходить уменьшение числа игроков на нем. Дмитрий Калаев полагает, что это не так: «Дело не в количестве игроков, а в разнообразии предлагаемых решений. Например, в Германии поставщиков «документооборота» примерно в два раза больше, чем в России, но при этом там наблюдается более сильное распределение по нишам и назначению представленных продуктов. А в нашей стране большинство представленных систем по функциональным возможностям похожи друг на друга как близнецы. Другой специфической особенностью российского рынка является очень серьезный перекос в сторону государственного сектора. Получается, что наши госструктуры семимильными шагами приближаются к уровню автоматизации в США и Европе, а средний и малый бизнес практически не автоматизирован. Такая ситуация объясняется состоянием экономики: большим количеством денег у государства, резким ростом рынка, на котором до наступления кризиса было некогда оптимизировать процессы — все силы были брошены на быстрое его, рынка, освоение».

Владимир Баласанян, ссылаясь на проводимые его компанией исследования, отмечает, что сегодня масштабы отечественных проектов и уровень технологических решений — в лучших своих образцах — уступают мировым, хотя реализуются они на базе одних и тех же платформ. Но проблема заключается в том, что конкуренция на российском рынке сегодня носит весьма условный, зачастую лозунговый характер. Именно поэтому у поставщиков нет потребности в создании нормативной базы, которая должна служить и гарантией качества, и основой для объективного позиционирования и сравнения систем. Но, возможно, технический подкомитет по стандартизации электронного документооборота, созданный недавно в Ростехрегулировании, поможет решению этой проблемы.

Рис. 1. Оцените степень покрытия задач работы с документами электронными средствами в вашей организации

Технологические и деловые инновации

Надо сказать, что российские разработчики СЭД проявляют довольно консервативный подход к использованию новых технологических и бизнес-подходов. Вадим Ипатов отмечает: «В течение последних десяти лет разработчики СЭД вели себя достаточно вальяжно, пытаясь получать как можно больше и при этом особенно не вкладываясь в применение последних инноваций. Этому способствовали и заказчики, которых устраивали привычные технологии и не очень высокий уровень конкуренции. Активнее развивалась маркетинговая составляющая, а продукты совершенствовались лишь благодаря требованиям продвинутых пользователей».

По единодушному мнению экспертов, очевидной тенденцией является рост спроса на мобильные технологии, обеспечение для сотрудников, находящихся вне офиса, более широких возможностей для работы с документами и выполнения своих функций. Поставщики считают, что такие технологии сейчас являются, с одной стороны, уже почти обязательным требованием, но, с другой, сильного спроса на них на рынке пока не наблюдается. К тому же мобильность подразумевает, что необходимо не просто обеспечить заказчику веб-доступ к СЭД, но и предоставить ему возможность удаленной работы, сочетающей автономную работу вне сети с периодическим доступом в Интернет. В то же время Владимир Баласанян считает, что сегодня масштабы корпоративных систем документооборота таковы, что конкурентоспособная система должна иметь полноценную трехзвенную архитектуру с тонким клиентом. Но при этом нужно решить нетривиальную задачу — обеспечить безопасное взаимодействие такой системы с клиентскими приложениями, в частности с офисными пакетами.

В отношении SOA оценки разошлись. Владимир Андреев отмечает: «Поддержка технологии Web Service, инструментария интеграции без программирования и решений Software+Service сегодня должна быть обязательным атрибутом СЭД». С ним полностью согласен Павел Эйгес, который добавляет, что заказчикам нужен новый уровень развития средств BPM, которые теперь включены в платформы управления содержанием и поддерживают полный жизненный цикл бизнес-процессов, включая проектирование, моделирование, исполнение и оптимизацию.

Другие эксперты более осторожны в своих оценках. Они отмечают, что спрос на использование SOA при интеграции с другими системами постепенно растет, однако пока это лишь тенденция, а не массовое применение сервисно-ориентированного подхода. Вадим Ипатов подчеркивает, что скорее тут все идет по-старому: в SOA еще много непонятного, и эта концепция требует практически полного пересмотра ИТ-политики заказчиками (вопрос, нужно ли им это, остается открытым), хотя технически к SOA готовы многие производители. Но, учитывая, что при использовании СЭД необходимо обеспечивать всё более тесную интеграцию документооборота с другими бизнес-системами, SOA является весьма перспективной концепцией: документационные сервисы должны быть доступны большому числу различных приложений в корпоративной среде.

Растет интерес поставщиков СЭД к технологиям социальных сетей. В технологическом плане тут у разработчиков никаких особых вопросов нет, проблема заключается в том, что сегодня неясно, насколько к этим идеям готовы заказчики. С одной стороны, компании понимают, что при организации коллективной работы с документами традиционная модель процессного управления часто не позволяет адекватно реализовать, например, неформальные технологии подготовки решений. Но в то же время видно и то, что крупные организации пока очень скептически относятся к применению Web 2.0 в своих корпоративных системах.

Что касается аренды ПО и использования SaaS, то эти бизнес-модели еще не нашли массового спроса. Дмитрий Калаев в качестве одной из причин этого называет нежелание поставщиков переходить от «денег сегодня» к «деньгам завтра», ведь несмотря на то, что аренда дает большие доходы, их поступление, к сожалению, растянуто по времени. Хотя, возможно, вендорам придется именно таким способом поддерживать спрос на проекты в условиях кризиса. А Вадим Ипатов считает, что SaaS еще долго не будет восприниматься из-за всякого рода организационных, финансовых и юридических неопределенностей.

Еще один интересный аспект отметил Владимир Баласанян: есть определенный интерес к использованию при работе с документами интерактивных графических средств, таких как сенсорные экраны, графические планшеты и пр. Эти устройства позволяют прибегать к наглядным и удобным традиционным графическим приемам работы с бумажными документами, например при их редактировании или подписании.

Рис. 2. Что вы преимущественно используете для автоматизации документооборота?

В каком направлении развиваются СЭД

Одна из отчетливых тенденций на рынке: всё более активный переход заказчиков от решения традиционных для российского рынка задач делопроизводства и канцелярии к реализации полноценных ECM-проектов. Другая — это расширение сферы применения СЭД в сторону управления процессами и глубокой интеграции с ERP-системами. Но тут возникает вопрос: годятся ли для этого представленные сегодня на рынке продукты?

Константин Истомин думает, что полноценных ECM-систем, поддерживающих полный жизненный цикл управления документами и обеспечивающих эффективную организацию и контроль деловых процессов на основе workflow, в России считанные единицы. Актуальной задачей является решение смежных задач документооборота: ввод и преобразование контента, интеграция систем автоматизации (ECM, ERP, CRM), обеспечение юридически значимого обмена электронными документами между организациями. Но для обеспечения последнего необходимо, во-первых, сотрудничать с соответствующими органами для доработки законодательной базы, а во-вторых, разрабатывать такие механизмы в самих программных продуктах, которые обеспечили бы обмен документами между организациями с разными в технологическом отношении системами.

Владимир Андреев подчеркивает, что инфраструктура СЭД может использоваться в качестве основы для автоматизации различных бизнес-процессов компаний с помощью как отраслевых решений, так и горизонтальных приложений (например, Service Desk). Общей же тенденцией является сдвиг от автоматизации отдельных бизнес процессов к инфраструктуре для непрерывного улучшения бизнес-процессов. Что же касается директивного управления, то эта модель требует переосмысления: она приобретает новый смысл, если контроль исполнительской дисциплины рассматривается в контексте оперативного и ситуационного управления.

Говоря о возможностях развития собственно программных средств, Павел Эйгес высказал мнение, что попытки применить функционал систем, изначально ориентированных на задачи делопроизводства и канцелярии, для решения других проблем обречены в общем случае на неудачу. Для расширения предметной области использования СЭД нужны полноценные ECM-платформы.

По мнению Дмитрия Калаева, применение СЭД ведет к решению таких задач, как подготовка договоров с клиентами, обработка заявок на оплату счетов, проведение оперативных совещаний, прием сотрудника на работу и другие процессы, связанные с персоналом. Кроме того, возможно решение более частных задач, автоматизирующих фрагменты «сквозных» процессов организации, которые интегрируются с работой в других информационных системах (CRM, ERP).

Вадим Ипатов считает, что развитие СЭД должно происходить путем более четкого выделения в них отдельных подсистем, связанных с разными этапами обработки документов. СЭД, которые уже являются универсальными, сейчас развиваются в двух параллельных плоскостях: одна описывается формальными бизнес-процессами и использует документориентированную схему, в другой происходит произвольное общение людей с помощью универсальных единых для всех средств коммуникации. Перед разработчиками стоит задача объединить сегодня непересекающиеся плоскости в едином информационном пространстве, включая правила доступа, пользовательские интерфейсы, организацию справочников, поиска и т. д.

Однако Владимир Баласанян подчеркивает: «Делопроизводство и канцелярия существуют не сами по себе, а для обслуживания документационных нужд предприятия, в том числе для обработки документов в целях и интересах всех подразделений и бизнес-процессов организации. Точно так же и документационные сервисы (создание и согласование документов, подписание, сканирование, учет, перемещение, хранение, поиск и т. д.) нужны во всех приложениях, которые так или иначе связаны с документами, будь то ERP-системы, системы принятия решений, управления проектами, кадрами, порталами и т. д. и т. п. Либо разработчики этих приложений вынуждены сами реализовывать в своих системах какие-то документационные функции, либо эти системы используют сервисы, предоставляемые СЭД. Как раз тут SOA дает возможность организации эффективной интеграции, которая избавляет разработчиков специализированных приложений от реализации функций работы с документами».

Рис. 3. Если вы используете тиражируемую СЭД, то оцените уровень удовлетворенности этой системой

Количественные оценки состояния рынка

Обсуждение ситуации на российском рынке идет на специализированных мероприятиях и в СМИ довольно активно, но нетрудно заметить, что практически все высказывания на эту тему ориентированы на выявление качественных оценок на базе ограниченного числа экспертов. Нужны ли нам более детальные исследования этого вопроса с массовым участием респондентов-заказчиков для определения количественных показателей? Наши эксперты отмечают, что некоторая работа в этом направлении уже ведется, но пока она еще не стала регулярной и вызывает определенные нарекания со стороны специалистов. Принципиально важным является само наличие отчетов по рынку СЭД, и стремление исследователей определить объективные количественные оценки позитивно сказывается на сфере ECM — это стимулирует конкурентные амбиции разработчиков и дает заказчикам возможность познакомиться с некоторой независимой оценкой продуктов. Для этого нужны данные о рынке в денежном и в натуральном выражении, аналитика по типам внедрений, в отраслевом, масштабном и региональном разрезах.

В то же время качество и достоверность исследований по количественным оценкам состояния рынков вызывают у многих специалистов вопросы. Например, о недостаточном качестве обзоров говорит существенное различие в результатах оценки.

Понятно, что любая статистика имеет определенную долю погрешности, но самое главное то, что не существует единых методик расчетов и есть серьезные трудности со сбором исходной информации. Многие наши эксперты отмечают и заметную субъективность проводимых исследований. Проблема заключается в том, что система подобных исследований в России находится только в стадии формирования, и потому нужно широкое гласное обсуждение и полученных результатов, и методик их получения, чего как раз в нашей стране не наблюдается.

По мнению Владимира Баласаняна, прежде чем заниматься сбором статистики и ее анализом, необходимо договориться о нормативной основе таких исследований, сформулировать понятные для всех участников основные представления о структуре продуктов и классах решаемых задач. Павел Эйгес также подчеркивает, что исследования должны быть открытыми, аудируемыми, проводить их надо по прозрачной для всех участников методике и основываться они должны на достоверных сведениях. Но работ, соответствующих всем этим критериям, на отечественном рынке нет.

Многие наши эксперты, говоря о полезности объемных оценок рынка для всех его участников, в том числе и для заказчиков, все же невольно приходят к мнению, что такие сведения нужны в первую очередь поставщикам. В этой связи подчеркивается, что данные о прибылях и долях рынка — это не самая нужная сегодня информация. «В условиях, когда рынок далек от насыщения, — говорит Юрий Корюкин, — такие традиционные показатели, как объем рынка в деньгах, имеют не очень-то и большое значение. Они могут быть интересны скорее маркетологам и аналитикам компаний — производителей определенных программ, но не конечному пользователю этих продуктов. Более любопытны оценки состояния рынка с точки зрения потребностей пользователей, их готовности и мотивов к внедрению тех или иных продуктов и технологий. Именно такие сведения будут давать больше импульсов к развитию и лучшему соответствию ожиданиям пользователей для всех производителей и поставщиков продуктов и услуг, связанных с СЭД».

Константин Истомин полагает, что количество внедрений и прибыль компании, прежде всего, характеризуют работу вендоров и интеграторов, а для потенциальных заказчиков важнее другие показатели: качество реализации поставленных бизнес-задач, отдача от инвестиций в систему и т. д. Сегодня заказчик больше руководствуется не данными исследований и статистических отчетов (к тому же эти документы обычно ему просто недоступны), а собственным опытом и рекомендациями коллег.

В целом же общий вывод достаточно очевиден: нынешнее состояние аналитических исследований — это отражение незрелости самого рынка.

Рис. 4. Если вы не используете тиражируемую СЭД, то есть ли у вас планы внедрения такой системы?

Рынок в условиях кризиса

Как может повлиять мировой финансово-экономический кризис на развитие рынка СЭД, в том числе в плане изменения его структуры, использования инноваций и пр.?

В первую очередь наши эксперты отмечают, что пока трудно оценить масштаб проблемы, поэтому и заказчики, и поставщики, скорее, находятся в ожидании будущих проблем и предпринимают какие-то действия, исходя из каких-то общих соображений. Важно и то, что самым большим заказчиком на рынке документооборота является правительство, а бюджеты государственных организаций пока не подвергались сокращению в связи с кризисом. В то же время в целом всем очевидно, что кризис ведет к уменьшению как числа, так и масштабов ИТ-проектов. В тяжелых условиях заказчик более взвешенно подходит к оценке соотношения эффективность/стоимость, лучше осознавая, что СЭД нужна для решения конкретных задач, а не в качестве одного из факторов повышения стоимости акционерного капитала.

Павел Эйгес считает, что кризис послужит проверкой устойчивости положения игроков на рынке. Это отлично понимают заказчики, и потому, стремясь к сокращению рисков, они будут уделять большее внимание надежности поставщика и стабильности его финансового положения. В этой ситуации, естественно, преимущества получат мировые ИТ-лидеры. Представители российских разработчиков с такой позицией не согласны. Так, Владимир Андреев говорит, что в ближайшем будущем потребители будут ориентироваться на проекты с короткой отдачей. Выиграют здесь, конечно, готовые решения с быстрым циклом внедрения и хорошим соотношением результат/цена. Дмитрий Калаев отмечает, что снижение покупательной способности приведет к импортозамещению и росту спроса на отечественные системы, хотя при этом российским компаниям придется пережить первые месяцы шоковой реакции заказчиков на сложившийся кризис.

Кризис должен прояснить и вопрос о том, насколько реально заказчики заинтересованы в использовании средств автоматизации, в том числе и СЭД. Очевидно, что в условиях кризиса все больше компаний начинают думать о сокращении издержек и повышении эффективности. Они заинтересованы в мгновенной отдаче от инвестиций, поэтому инвестируется прежде всего решение приоритетных задач, а решение менее значимых переносится на следующие этапы. В какую категорию приоритетов попадут СЭД?

По мнению Вадима Ипатова, отрасль в целом не успела до кризиса перейти порог от ИТ-решений вспомогательного плана к автоматизации основных бизнес-процессов. Соответственно влияние кризиса будет меньше на поставщиков СЭД, чьи решения реально участвуют в поддержке основных процессов их заказчиков. Крупные потребители СЭД вряд ли серьезно уменьшат свои бюджеты на эту статью и будут продолжать следить за новациями в данной области. Новые заказчики также будут интересоваться решениями, которые позволят им улучшить основные бизнес-процессы.

Владимир Баласанян настроен в целом оптимистично: СЭД — один из самых динамично растущих сегментов рынка, и вряд ли эта тенденция может измениться. Разумеется, рецессия экономики скажется на спросе. Но именно в кризисный период необходимы самые эффективные управленческие технологии, тем более что он сопровождается консолидацией бизнеса и повышением требований к эффективности работы государственного аппарата.

Как будет выглядеть рынок СЭД после кризиса? Общую точку зрения по этому поводу высказал Юрий Корюкин: если экономика страны полностью не остановится (а все уверены, что этого не произойдет), то на развитие отрасли нынешние трудности повлияют положительно. Это своего рода естественный отбор, в котором на первые позиции выйдут наиболее оптимальные решения. Разумеется, не обойдется и без изменения структуры рынка.