Немножко пиарю книгу под редакцией Джона Манчини, президента AIIM, "8 причин, почему вам нужна стратегия по управлению информацией — пока не стало слишком поздно" ("8 reasons you need a strategy for managing information — before it's too late").
На самом деле это, скорее, сборник эссе нескольких блоггеров, объединенных общей темой — управление информацией. Книга написана несложным английским языком, и содержит 8 основных разделов с 8 блоками в каждом.
8 разделов — 8 причин, почему важно знать:
- об информационных рисках;
- о построении ECM-стратегии;
- о разработке информационной ECM-архитектуры;
- о вещах, изменивших управление документами;
- об управлении бурным ростом информации;
- о workflow и управлении бизнес-процессами;
- малому бизнесу об управлении документами;
- об использовании ECM для управления соответствием нормам регуляторов.
Перевод трех первых абзацев из раздела "8 вещей, которые нужно знать малому бизнесу об управлении документами":
1. Вы не слишком малы для управления документами
Размер не имеет значения; ящик для мелочей на вашей кухне — не меньшая головная боль, чем груда коробок в вашем гараже. Не ориентируясь на управление документами, вы, скорее всего, однажды не сможете найти правильную информацию, нужную для работы. Вы также, вероятно, будете платить за хранение информации, больше не нужной вам. Если вы достаточно велики, чтобы отвечать в суде, значит, у вас может быть проведено электронное расследование. Если вы планируете и дальше заниматься ваши бизнесом, вам в какой-то момент потребуются новые работники. Управление документами помогает справиться со всеми этими задачами.
2. Управление документами предлагает не только очевидные выгоды
Даже малые компании могут сохранить деньги, снижая стоимость хранения документов. Но кроме экономии эффективное управление документами может улучшить своевременность ответов на запросы ваших клиентов. Управление документами может также улучшить качество этих ответов. Оба этих преимущества могут помочь стать лучше ваших конкурентов. Управление документами также улучшает передачу знаний новым сотрудникам, помогает в наставничестве и уменьшает стоимость решения задач поиска. Эти вещи делают вашу деятельность более эффективной, позволяя вам получить больше отдачи от ваших работников.
3. Управление документами - не технологический проект
Технические решения могут облегчить задачу управления документами, но технологии не являются "главными на дороге". Управление документами требует, чтобы компания обращала внимание на то, какие документы находятся в ее владении, у кого должен быть к ним доступ и в какой форме и по каким каналам сотрудники должны их получать. Обязательно нужно указывать, как долго документ должен храниться. Эти ответы должны исходить от владельцев и пользователей информации и людей, которые хорошо знакомы с требованиями регуляторов. Эти ответы впоследствии помогут сформировать требования к техническому решению.
Книга, в общем-то, довольно очевидна по содержанию, но, возможно, кому-то будет полезна для понимания того, а как видят ECM "у них".