Сто процентов новых документов в современной организации готовится в электронном виде. И подавляющее большинство из них (скажем так, по бумажной массе) генерируется автоматически. К ним можно отнести практически все первичные финансовые документы (счета, накладные), бухгалтерскую и финансовую отчетность (формы налоговой отчетности, баланса, отчетности дочерних обществ перед головной организацией, отчеты бюджетного исполнения и планирования), различного рода формы (типовые заявления, анкеты, отчеты). Даже договоры и акты могут являться результатом автоматической генерации.
Соответственно, важное требование к ECM-системе, претендующей на хранение всех значимых документов организации — способность принимать автоматически сгенерированные документы. В идеале такие документы (по крайней мере, сгенерированные в организации, а не за ее пределами) должны храниться как в виде образа, так и в виде структурированных данных. Хранилищем структурированных данных выступает либо сама ECM-система (справочники, атрибуты карточек документов, иные структуры), либо внешняя система — ERP, CRM или, скажем, сервер электронных форм. В последнем случае, понятно, должна обеспечиваться корректная и удобная связь между объектами двух систем.
О природе этой связи — в следующий раз :)