Жан-Люк Чейтелейн, Дэниел Гарри
В связи с быстрым ростом объема электронной информации,
ужесточением требований регулирующих органов и ограниченной емкостью
запоминающих устройств перед предприятиями встает проблема производства и
хранения данных. Но при внедрении электронного архива им приходится решать
технические, финансовые и образовательные задачи. Жан-Люк Чейтелейн,
вице-президент и директор HP по технологиям, и Дэниел Гарри, главный партнер
компании EMI Capital LLC, рассказывают о проблемах, возникающих при реализации
корпоративной инфраструктуры электронного архивирования, и способах их
преодоления.
В корпоративном океане бушует настоящий шторм. Главная
причина волнения — рост информационных объемов и ужесточение требований
регулирующих органов. Волны растут из-за неэффективного управления электронной
информацией, а увеличение объемов данных порождает массу проблем. Для их
решения ИТ-отделы пытаются внедрять электронные архивы. Однако при
развертывании таких систем предприятия сталкиваются с целым рядом трудностей —
технических, финансовых, образовательных.
Прежде чем приступить к реализации проекта электронного
архивирования и выбору подходящего решения, предприятие должно убедиться, что
сотрудники понимают принципиальную разницу между документами электронными
(э-документы) и бумажными. Первые отличаются от вторых масштабом, изменчивостью
и читабельностью. Рассмотрим эти характеристики более подробно.
Масштаб. На традиционном предприятии
сотрудник, как правило, ежедневно получает и отправляет от одного до десяти
писем и служебных записок. Но если в компании внедрены ИТ-системы, тот же самый
сотрудник каждый день получает и отправляет более пятидесяти электронных писем.
В международной корпорации электронный обмен достигает миллиона посланий в
день. В результате возникает проблема хранения и поиска информации, а огромный
масштаб является главной причиной затрат и сложности электронного
архивирования.
Изменчивость. Несмотря на возможность
подлога, умышленной неясности изложения и физического повреждения, написанная
или напечатанная информация во всех случаях является в определённой степени
неизменной. Но этого нельзя сказать о содержимом электронного документа.
Э-документ легко можно изменить, совершенно поменяв его смысл. Мало того, такой
документ можно просто уничтожить, не оставив никаких признаков его
существования. Изменчивость — вторая серьезная проблема, возникающая при
реализации электронного архива, потому что доказательство подлинности документа
и уверенность в его неизменности после считывания особенно важны для соблюдения
юридических и регулирующих требований.
Читабельность. В неоднородных вычислительных
средах или на разных версиях одной и той же платформы э-документы могут
различаться форматами и физическими носителями, что связано с изменениями в
технологиях и развитием компьютерных систем и приложений. Например, сейчас мало
кто может прочитать созданную несколько лет назад информацию, записанную на
дискете. Однако предприятие должно гарантировать, что некоторые электронные
документы поддаются дешифрации, чтобы их содержимое и формат были читабельными
и в будущем. Нематериальная природа э-документов вместе с непредсказуемой
долговечностью соответствующих физических носителей представляют собой третью
существенную проблему электронных архивов.
Проблемы реализации
Чтобы защитить корпоративную интеллектуальную
собственность и сократить разрушительный эффект судебных процессов, связанных с
огромными объемами электронной информации, предприятие должно как можно быстрее
реализовать какую-либо форму электронного архива.
Исторически электронное архивирование считалось главным
способом снижения инвестиций в дорогие дисковые системы хранения. При этом
потребности бизнеса и ценность электронных документов обычно игнорировались. В
результате проекты внедрения электронных архивов нередко вызывали разочарование
и заканчивались провалом. В экстремальных случаях некоторые предприятия даже
возвращались к печати э-документов и хранению бумажных копий традиционными
архивными методами.
Исследование положительных, отрицательных и опасных
свойств электронного архива позволяет получить полезный опыт для разработки
всеобъемлющего решения электронного архивирования.
Положительные свойства. Электронный архив имеет
двоякую ценность. Во-первых, такое решение позволяет предприятию безопасно
хранить и находить корпоративную информацию, необходимую для развития бизнеса,
удовлетворять требования регулирующих органов, всегда быть готовым на случай
судебных исков и внедрять передовые методы работы, а также управлять хранением
и уничтожением деловых документов в соответствии с корпоративными правилами.
Во-вторых, электронный архив дает возможность эффективно использовать
компьютерные системы и снижать затраты на хранение документов за счет удаления
устаревшей информации, которая больше не понадобится.
Отрицательные свойства. Внедрению электронных
архивов мешают две основные проблемы. Первая заключается в узости мышления,
из-за которой такие проекты страдают недостатком функциональности. Причина в
том, что разработкой и реализацией таких решений обычно занимается ИТ-отдел,
который не консультируется с бизнес-менеджерами и юристами. Вторая проблема
связана с разрозненной реализацией, приводящей к появлению на предприятии
множества отдельных электронных архивов, не объединенных в единое корпоративное
решение. В результате возрастает объем ИТ-ресурсов и затрат на управление, а
также значительно увеличивается сложность поиска и считывания информации.
Опасные свойства. Наименее изученной характеристикой
электронного архивирования является полная стоимость владения (TCO) такого
решения. Большинство исследований затрат/преимуществ внедрения ИТ охватывает
только стоимость оборудования, но упускает из виду стоимость использования. Это
относится и к проектам электронного архива, при реализации которых выбор между
разными технологиями базируется лишь на возможностях, функционале и стоимости
решения без учета дополнительных затрат на программное и аппаратное
обеспечение, обслуживание, оплату труда специалистов и расходов на поиск
информации в случае судебного иска или запросов со стороны регулирующих
органов.
Внедрение электронного архива — проект долгосрочный,
поэтому эксплуатационные расходы могут оказаться существенно выше затрат на
приобретение технологий и свести на нет их преимущества. Со временем масштаб
этой проблемы будет только расти, потому что увеличится объем э-документов, а
ими нужно управлять, вести записи о них и организовывать их архивирование.
Внедрение и эксплуатация
Вооружившись знаниями о фундаментальных различиях между
бумажными и электронными документами, а также о подводных камнях проектов,
можно начинать разрабатывать, внедрять и развертывать электронный архив,
который сулит ощутимые преимущества для бизнеса предприятия.
Четко спланированное развертывание электронного архива
должна начинать совместная команда специалистов, способная учитывать запросы
бизнеса, юридические требования и потребности ИТ. Включив в проект разных
участников, предприятие дает каждой группе возможность объяснить свои запросы к
системе. Если им это удастся, то все сотрудники поймут задачу внедрения и
предприятию будет легче реализовать проект и запустить его в жизнь.
Какие вопросы нужно учитывать
1. Архивирование —
долгосрочный проект, требующий постоянного мониторинга и коррекции; это нужно
понимать очень чётко.
2. Какова текущая
корпоративная политика в области электронных документов и какие процессы и
процедуры необходимы для удовлетворения требований регулирующих органов.
3. Размер хранилища с точки
зрения количества отдельных документов (а не вместимости систем хранения).
4. С какой частотой следует
записывать документы в архив.
5. С какими поставщиками
системных компонентов имеет дело компания, какими пользуется услугами, какова
степень их поддержки.
6. Следует оценить все
программные платформы, уровень их безопасности, частоту и простоту обновления.
7. Каковы возможности
программных и аппаратных средств архивирования с точки зрения планирования
пропускной способности и развития функционала.
8. К проекту необходимо
привлечь техническую команду, способную провести углубленный анализ всех
системных компонентов с точки зрения инфраструктуры индексации и классификации,
производительности и будущих затрат на эксплуатацию.
9. Всесторонне оценить тип
индексации и классификации, предусмотренной в системе и производительности
выполнения запросов при возрастании масштаба. При этом следует проверить, с
какой скоростью пользователь сможет найти документ в электронном архиве.
10. Разобраться, способна
ли система параллельно выполнять запросы и считывание.
11. Руководство не должно
позволить какой-либо одной группе участников управлять проектом. Нужно, чтобы
все дружно разрабатывали электронный архив для всего предприятия и всех форм
э-документов.
12. Следует обучить
сотрудников работе с системой и провести мониторинг соответствия требованиям
регулирующих органов для обеспечения готовности к возможным судебным искам и
проверкам.
Заключение
Хотя инфраструктура электронного архивирования может
показаться сложной, дорогой и малоценной для бизнеса, на самом деле она
является необходимой для соблюдения нормативов, защиты корпоративной информации
и интеллектуальной собственности. По мере того, как предприятия создают все
больше электронной информации, растет важность ее хранения и защиты. Внедрение
такой инфраструктуры позволит удовлетворить требования регулирующих органов,
которые также постоянно растут.
Понимая трудности внедрения таких систем, обходя подводные
камни и следуя четкому плану реализации, предприятие сможет воспользоваться
преимуществами электронного архива как с точки зрения бизнеса, так и в смысле
экономии затрат.