Выбор компании, у которой мы закупаем систему
электронного документооборота, сделан без меня, на более высоком
уровне. Но теперь нужно формулировать ТЗ (требования к СЭД). Прежде мне не
приходилось этого делать, и как это должно выглядеть, я не знаю. Можно ли все
описать текстом, или нужно чертить схемы? Как грамотнее?
На вопрос отвечает Храмцовская Н.А., ведущий
эксперт по управлению документацией компании «Электронные Офисные Системы»,
член Гильдии Управляющих Документацией и ARMA International.
Я бы первым делом обратилась к поставщику программного
обеспечения – это достаточно распространенная практика, когда заказчики просят
подготовить такой документ силами специалистов компании-разработчика СЭД.
Скорее всего, составленное ими ТЗ не будет соответствовать Вашим пожеланиям на
все 100%, но на 50% работа уже будет выполнена. В своем варианте поставщик
опишет все сильные стороны собственной программы.
Кроме того, Вы можете попросить поставщика связать
Вас с уже существующими пользователями системы. Это позволит Вам узнать как
положительный, так и отрицательный опыт работы, а также посмотреть систему
в действии в реальных условиях.
Далее нужно будет продумать, какие задачи Вы будете
решать и какие участки работы автоматизировать. Очень большой (может быть, даже
слишком большой!) набор функциональных возможностей можно найти в европейских
требованиях к системам электронного документооборота MoReq.
Стоит пройтись по отдельным операциям, которые будут
выполняться в СЭД. Возьмем, например, регистрацию. Исходя из того, кто и какие
документы будет регистрировать, нужно написать, какие Вам нужны реквизиты; для
реквизитов, значения которых выбираются из справочников, – необходимые Вам
справочники; как будет присоединяться графический образ документа, в каких
форматах, и как будет осуществляться поиск...
Подумайте, нужно ли Вам поточное сканирование и/или
штрих-коды.
Продумайте, какая Вам нужна схема контроля исполнения.
Четко все это опишите. Предполагаете ли Вы использовать СЭД для электронного
согласования документа, нужна ли Вам ЭЦП?
Важный вопрос, о котором часто забывают на первом этапе
внедрения, – организация архивного хранения документов в системе. Уточните, как
этот процесс организован в выбранной модификации СЭД. Как устанавливаются сроки
хранения для документов, есть ли вообще соответствующие функциональные
возможности, или нужно еще что-то докупать.
Достаточно важный вопрос касается не самой системы, а тех
внутренних нормативных документов, которые должны будут регламентировать работу
в ней. Наши клиенты часто предпочитают, чтобы в этом вопросе мы им
помогли. Стоит поинтересоваться у поставщика, сможет ли он помочь в этом
вопросе и сколько это будет стоить.
По своему опыту знаю, что 50% успеха при внедрении системы
зависит от «внедренца», который будет работать от поставщика на территории
заказчика. Желательно, чтобы он знал не только саму систему, но и хорошо
разбирался в делопроизводстве. Сразу скажу, что такие специалисты – большая
редкость. И если он Вам попадется, ни в коем случае не отпускайте до тех
пор, пока система надежно не заработает!
Вы очень заинтересованы в том, чтобы настройку
справочников системы осуществил разработчик ПО до введения СЭД в промышленную
эксплуатацию.
Зачастую серьезной проблемой может стать первичная
загрузка системы документами, особенно если эти документы уже хранятся в
какой-либо другой системе. Сразу подумайте о том, кто будет это делать:
справитесь ли Вы с этим самостоятельно, или лучше будет заплатить поставщику
за такую работу.
Морально готовить сотрудников необходимо начинать
уже сейчас, одновременно продумывая, кого и сколько нужно обучать работе в
новой системе. Если этому вопросу не будет уделено должного внимания, процесс
внедрения осложнится.
Нужно заранее продумать, как в системе будет работать Ваше
руководство. При планировании бизнес-процессов для целей автоматизации часто
допускается такая ошибка, как перегрузка руководителей потоком документов.
Чтобы этого не произошло, необходимо продумать технологии взаимодействия
руководителя и секретаря в новых условиях работы.
Неудачи чаще всего связаны не с тем, что система
плохая, а с тем, что ее плохо настроили, и поэтому в ней неудобно работать.
Опыт показывает, что из любой системы можно «сделать человека». Так что удачи!
См. также: Круглый
стол «Как составить техническое задание на систему электронного
документооборота (СЭД)?)».