Вопрос: Можно ли
осуществлять хранение первичных документов, документов бухгалтерского и
налогового учета только в электронном виде?
Ответ:
Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики с участием
Департамента регулирования государственного финансового контроля, аудиторской
деятельности, бухгалтерского учета и отчетности рассмотрел письмо по вопросу о
хранении первичных документов, документов бухгалтерского и налогового учета в
электронном виде и сообщает следующее.
Согласно ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ
"О бухгалтерском учете" первичные и сводные учетные документы могут
составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае
организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных
носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию
органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской
Федерации, суда и прокуратуры.
В соответствии со ст. 17 указанного Федерального закона
организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры
бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, установленных
в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не
менее пяти лет. Ответственность за организацию хранения первичных учетных
документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет
руководитель организации.
Статьей 314 Налогового кодекса Российской Федерации
предусмотрено ведение регистров налогового учета в виде специальных форм на
бумажных носителях, в электронном виде и (или) любых машинных носителях. При
хранении указанных регистров должна быть обеспечена их защита от
несанкционированных исправлений.
Учитывая изложенное, полагаем, что хранение первичных
документов, документов бухгалтерского и налогового учета может осуществляться в
электронном виде, если иное не предусмотрено нормативными правовыми актами
Российской Федерации. При этом их хранение на машинных носителях информации
следует осуществлять в соответствии с Федеральным законом от 10.01.2002 N 1-ФЗ
"Об электронной цифровой подписи" с применением электронной цифровой
подписи, равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе
информации.
Заместитель директора
Департамента налоговой
и таможенно-тарифной политики
С.В.РАЗГУЛИН
24 июля 2008