Роль электронной подписи в обмене электронными документами между организациями

Евгения Герасимова, Александр Валеев, сервис обмена электронными документами Synerdocs

Электронная подпись (далее – ЭП) это современный аналог собственноручной подписи, который российский бизнес с каждым годом все активнее использует в своей деятельности. Наличие у ответственного должностного лица организации (руководителя, главного бухгалтера, заведующего складом и др.) электронной подписи говорит о том, что он может обмениваться важными финансовыми, организационного-распорядительными и другими документами в электронном виде с ответственными должностными лицами своей организации и сторонних компаний.

Как еще может использоваться электронная подпись юридическими лицами, помимо внутреннего и межкорпоративного обмена документами? Например, она может применяться при регистрации нового юридического лица через интернет, для участия в государственных и коммерческих закупках на электронных торговых площадках, для авторизации в банковских системах, для заверения электронных доказательств, представляемых в арбитражный суд и т.д. При этом нужно понимать, что в каждом случае требуются разные сертификаты ЭП.

Какую электронную подпись выбрать для обмена документами с другой организацией?

Если ваша организация собирается обмениваться электронными документами с компаниями-партнерами, поставщиками, подрядчиками и другими юридическими лицами, теоретически она может использовать любую электронную подпись – простую, неквалифицированную или квалифицированную. Правда, в каждом случае есть свои нюансы.

Простая и неквалифицированная ЭП

В соответствии с п. 2 ст. 6 Федерального закона №63 «Об электронной подписи» (далее – Закон) информация в электронной форме, подписанная простой или неквалифицированной электронной подписью, приравнивается к информации на бумажном носителе, подписанной собственноручной подписью. Но при этом между участниками электронного взаимодействия должно быть заключено соответствующее соглашение, в котором должен быть прописан порядок проверки электронной подписи.

В случае с простой ЭП в соглашении должны быть предусмотрены и следующие моменты:

●    порядок определения лица, подписывающего электронный документ;

●    обязанность данного лица соблюдать конфиденциальность ключа простой электронной подписи.

Таким образом, при соблюдении указанных условий юридические лица могут использовать при документообороте друг с другом как простую, так и неквалифицированную ЭП.

Квалифицированная ЭП

В отношении квалифицированной электронной подписи (далее – КЭП) условностей меньше. Согласно ч. 1 ст. 6 Закона электронные документы, подписанные квалифицированной электронной подписью, признаются равнозначными документам на бумажном носителе, подписанными собственноручной подписью. Соответственно КЭП может применяться для юридически значимого электронного документооборота между компаниями без принятия последними каких бы то ни было регламентов.

Подписывая электронные документы квалифицированной электронной подписью, должностное лицо автоматически придает им юридическую значимость. Участники электронного взаимодействия могут обмениваться такими документами, не заключая никакого дополнительного соглашения.

Какой инструмент для обмена выбрать бизнесу?                                           

Электронная почта

Это самый распространенный способ обмена, но самый ли безопасный? Через e-mail без проблем можно обмениваться договорами, соглашениями, актами, официальными письмами, служебными записками и другими документами. А если позаботиться о покупке сертификатов квалифицированной электронной подписи, об установке на рабочее место СКЗИ и заключении со всеми своими контрагентами соглашений о переходе на ЭДО, обмен документами можно перевести в статус юридически значимого.

Главным плюсом обмена через e-mail является доступность. Плюс чтобы использовать почту, не требуется никаких затрат. Однако есть фактор, который может оттолкнуть представителей бизнеса от такого способа обмена. Это вопрос безопасности передаваемой информации. Никто не застрахован от взлома электронного ящика. Плюс ко всему есть специфические документы, для обмена которыми, в силу определенных причин, e-mail не подходит (см. статью «Выбираем: e-mail или Оператор ЭДО СФ»)..

Оператор электронного документооборота счетами-фактурами

Обмен через оператора не требует заключения дополнительных соглашений между участниками электронного взаимодействия и закрывает множество задач: позволяет обмениваться любыми видами электронных документов, гарантирует их доставку, обеспечивает юридическую значимость, организует электронный архив, помогает готовить документы к истребованию контролирующими органами. И что самое главное, сервис оператора ЭДО поддерживает форматы электронных документов, установленные ФНС. Используя такой способ обмена, юридические лица соблюдают Приказ Минфина N 50н о необходимости выставлять электронные счета-фактуры через операторов электронного документооборота.

***

Электронная подпись постепенно вытесняет собственноручную, сфера ее применения с каждым годом только расширяется, и число лиц, использующих ЭП в целях бизнеса, неуклонно растет. Все идет к тому, что в будущем электронная подпись полностью вытеснит подпись собственноручную, став обязательным рабочим инструментом любого современного руководителя или любого другого должностного лица организации. Так что чем раньше вы обзаведетесь ЭП, тем быстрее начнете ощущать на себе все выгоды обладания ею.

В следующем материале мы рассмотрим механизм использования электронной подписи в обмене электронными документами между юридическими и физическими лицами.

Источник: Единый портал электронной подписи