Машиночитаемая доверенность: что это такое и как работать с МЧД

Машиночитаемая доверенность (МЧД) — доверенность в электронном виде, которая дает право подписи, например, сотруднику компании, и заменяет собой бумажный документ. По сути это xml-файл с «зашитыми» данными о руководителе предприятия, уполномоченном работнике и перечне действий, которые он может совершать от лица организации.

Учредитель или генеральный директор определяет, кто имеет право применять МЧД, какие полномочия включить в документ, а также в любой момент может отозвать доверенность.

Чтобы документ обрел юридическую значимость, руководителю фирмы необходимо заверить доверенность квалифицированной электронной подписью (КЭП). Затем уполномоченные работники могут визировать документы, прикрепляя МЧД. Так как данные «вшиты» в электронный файл, они распознаются автоматически. В случае же со скан-копией, чтобы проверить права того или иного сотрудника на подписание документов организации, нужно участие человека.

Электронные доверенности введены поправками в 63-ФЗ «Об электронной подписи». Теперь работники должны заверять документы цифровой подписью физ.лица, ее же они могут применять и для личных целей. Но если необходимо подтвердить свои права для подписания документов, нужно прикрепить МЧД.

С чем связано появление машиночитаемых доверенностей

МЧД нужны для большей безопасности и прозрачности при заверении электронных документов уполномоченными лицами.

Прежний способ вызывал вопросы. Скан-копия бумажной доверенности не всегда гарантирует полномочия того или иного работника. Например, если сотрудник уволился, то узнать об этом можно, направив запрос в компанию, а это занимает много времени. В случае с МЧД информационная система способна автоматически «подсветить» возможные опасности.

Более того, некоторые компании для упрощения работы используют дубликат закрытого ключа подписи руководителя. Но это чревато финансовыми махинациями, так как любой человек с таким дубликатом может действовать от лица организации.

Внедрение МЧД снижает эти риски. Сотрудник заверяет документы личной ЭП, а машиночитаемая доверенность автоматически подтверждает его полномочия. Также владелец компании в любой момент может ее отозвать, если работник утратил право подписи.

Когда машиночитаемые доверенности станут обязательными

Рынок оказался не готов к переменам, поэтому сроки переносили несколько раз. В итоге обязательное использование МЧД стартовало 1 сентября 2023 года.

При этом право использовать сертификаты юр.лиц, выпущенные до 31 августа 2023 года, было продлено. Таким образом кабмин разрешил заверять документы по прежней схеме до истечения срока действия сертификатов, предоставив бизнесу еще запас времени на переход к работе с машиночитаемыми доверенностями.

Способы подписания	Срок действия
Работники заверяют документы электронной подписью (КЭП) с реквизитами юр.лица (в сертификате КЭП). Сотрудник при необходимости подтверждает свое право на подпись, прикрепляя скан-копию доверенности, которая была оформлена в бумажном виде.	Допустимо использование до окончания срока действия сертификата, но не позднее 31 августа 2024 года.
Уполномоченное лицо (работник) ставит на документ цифровую подпись (КЭП) физического лица. Сотрудник подтверждает свои полномочия МЧД. Действительность данных электронной доверенности (номер документа, КЭП руководителя) проверяется автоматически.	Обязательное использование с 1 сентября 2023 года. Единственный вариант с 1 сентября 2024 года.

Правила работы с электронной доверенностью для руководителей и сотрудников

Правовые акты и нормы, координирующие применение МЧД, регулярно обновляются и дополняются, но основные аспекты гос.органы уже зафиксировали. Сейчас активно создаются ИТ-инструменты и решения для работы с доверенностями, поэтому нормативная база будет еще развиваться.

МЧД: как создать и где хранить

Сформировать машиночитаемую доверенность можно на сайте центральной платформы распределенного реестра ФНС (ЦПРР ФНС), с помощью провайдера ЭДО или в своей информационной системе.

Есть компании, которым нужен массовый выпуск доверенностей, например, более 50 экземпляров в год с периодическим отзывом или передоверием. Создавать и управлять МЧД в сторонних сервисах (на сайте ФНС или у операторов ЭДО) в этом случае не всегда удобно. Гораздо проще формировать доверенности и контролировать их актуальность в корпоративных ИС.

Полный цикл работы с МЧД реализован в системе цифровизации процессов и документов Directum RX. В специальном конструкторе создается xml-файл доверенности, при этом какая-то информация, например, данные сотрудника, заполняются автоматически из справочников системы. Можно импортировать и поддерживать работу с доверенностями, созданными на других платформах. Пользователям не нужно переключаться между различными интерфейсами. Кроме того, ИС оповестит об окончании срока действия доверенности или ее аннулировании.

Согласно приказу Минцифры РФ от 18.08.2021 № 857 электронные доверенности должны содержать:

• наименование, регистрационный номер и срок действия;
• данные доверителя (физ.лица, ИП или юр.лица);
• сведения о представителе и его полномочиях в виде кода из единого классификатора полномочий или текста в свободной форме (не более 10 000 знаков);
• информацию о возможности передоверия;
• электронную подпись, которой подписана МЧД.

После создания доверенности, руководитель фирмы обязан завизировать МЧД квалифицированной электронной подписью. Доверенность можно зарегистрировать в распределенном реестре ФНС, где ей будет присвоен 36-значный идентификационный номер — GUID. Это необходимо для формирования единой базы МЧД. С ее помощью заинтересованные лица могут проверять актуальность и действительность данных.

В Directum RX выпуск МЧД можно оптимизировать благодаря интеграции с узлом распределенного реестра ФНС — сервисом Контур. Доверенность. Он автоматически пересылает созданный в системе xml-файл для регистрации в ЦПРР.

Правительством РФ также определены площадки, где можно хранить МЧД. Помимо основной, размещенной на портале «Госуслуги», туда входят информационные системы:

• аккредитованных удостоверяющих центров;
• операторов электронного документооборота;
• федеральных органов исполнительной власти;
• аккредитованной доверенной третьей стороны.

Однако если у компании большой список контрагентов, то лучше договориться с ними о едином месте хранения документов, например, на сайте ЦПРР ФНС России. Это существенно ускоряет проверку достоверности МЧД и полномочий доверенного лица.

Где руководителю бесплатно получить квалифицированную электронную подпись

Обзавестись КЭП можно в разных структурах, всё зависит от типа компании.

Получатель	Место получения подписи
Руководители коммерческих фирм, ИП и нотариусы	сертификат выдают в налоговой или доверенных центрах
Представители банков	можно получить в УЦ Банка России
Сотрудники госорганов	выдают в УЦ Федерального казначейства

Обязательное условие: первичная выдача происходит лично, учредителю не получится отправить кого-нибудь вместо себя.

Сертификат выдается один на организацию, записывается только на токен без права копирования. Токен по внешнему виду напоминает флешку, его можно приобрести в специальном магазине или в УЦ.

Директор, действуя от лица организации, должен использовать только эту подпись, так как в сертификате фамилия, имя и отчество руководителя связаны с реквизитами компании.

Если необходимо, владелец компании может оформить для личных целей ЭП физ.лица.

Можно ли передоверить МЧД

Передоверие — это возможность передать полномочия, полученные по доверенности, третьему лицу. Если это оговорено в самой доверенности, то при передоверии руководитель компании имеет право делегировать полномочия на выдачу МЧД от организации другому лицу.

Основные правила передоверия сформулированы в ст.187 Гражданского кодекса РФ:

• директор фирмы может наделить полномочиями другое юр.лицо, ИП или физ.лицо (сотрудника);
• первичную доверенность выдает руководитель предприятия;
• при выдаче последующих доверенностей (в порядке передоверия) в отдельных случаях требуется привлечение нотариуса.

Без участия нотариата передоверить МЧД можно в том случае, если директор одного юр.лица передает полномочия на выпуск электронных доверенностей руководителю другого юр.лица, а последний уполномочивает своего сотрудника подписывать документы от имени первого юр.лица. Такой сценарий распространен, например, при привлечении аутсорсинговых услуг (бухгалтерские или юридические вопросы и т. д.)

Кроме того, Гражданский кодекс РФ предусматривает процедуру передоверия полномочий без привлечения нотариуса от ген.директора компании руководителю филиала и далее сотруднику подразделения. Однако технически такой сценарий пока не реализован. Во-первых, сведения о руководстве филиала не содержатся в ЕГРЮЛ. Во-вторых, электронный сертификат с данными об организации может быть выдан только первому лицу компании. Это означает, что системы приравняют сертификат руководителя филиала к сертификату физ.лица. Поэтому потребуется участие нотариуса.

Также нотариальное заверение необходимо, если директор делегирует право на выдачу МЧД сотруднику, например, юристу или главному бухгалтеру, для дальнейшего оформления электронных доверенностей другим работникам. И в случае передоверия такого права от одного ИП другому.

В Единой информационной системе (ЕИС) нотариата техническая возможность заверения МЧД реализована с сентября 2023 года.

Особенности нотариальных МЧД

• это xml-файл, подписанный КЭП нотариуса;
• необходима личная встреча доверителя и нотариуса;
• заверяются только МЧД единого формата (003);
• хранятся в ЦПРР ФНС России и регистрируются в реестрах нотариата;
• актуально для «скрытых» в ЕГРЮЛ руководителей (ст. 6 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей»);
• востребовано для руководителей филиалов.

Как отозвать электронную доверенность

Если сотрудник лишился права заверять документы компании, например, в связи с увольнением или переходом на другую должность, руководитель может отозвать МЧД. Для этого ему необходимо составить заявление и направить его в информационную систему, где хранится МЧД.

В Directum RX такое заявление можно создать напрямую из карточки электронной доверенности. Далее его подписывает руководитель организации, и затем отзыв прямо из системы пересылается в реестр ФНС для регистрации аннулирования.

Гражданский кодекс РФ также предусматривает возможность сотрудника отказаться от переданных ему полномочий. Для этого работнику нужно сформировать заявление, заверить сертификатом ЭП и отправить в информационную систему, в которой находится МЧД.

Как сотруднику использовать МЧД

У работника, имеющего полномочия для визирования документов компании, есть два варианта отправки МЧД:

1. Прикрепить файл с доверенностью к основному пакету документов.
2. Указать номер доверенности, который был присвоен ФНС. По нему получатель сможет проверить: до какого срока действует МЧД, обладает ли подписант необходимыми полномочиями сотрудника, достоверна ли ЭП доверителя.

Где работнику получить электронную подпись

Человек может заказать сертификат в любом удостоверяющем центре. Важно, чтобы ведомство было аккредитовано государством.

Электронная подпись физического лица не содержит реквизитов компании, она выдается на любые цели. То есть человек может подписывать документы от лица неограниченного количества юр.лиц.

В каких сферах уже принимают МЧД

Сейчас электронная доверенность активно используется в межкорпоративном электронном документообороте, а также для сдачи отчетности и взаимодействия с различными государственными органами, например, ФНС, СФР, Центробанком и др.

Например, если представить в ФНС отчётность, подписанную по МЧД в формате 003, то налоговая ее не примет, так как еще не поддерживает единый формат. Но служба уже включила в проработку прием такой доверенности и планирует завершить проект осенью 2024 года.

Для предоставления отчетности в контролирующие органы, необходимо выслать МЧД адресату, дождаться подтверждения, что доверенность проверена и зарегистрирована в информационной системе. Затем при заверении и отправке данных, нужно будет вписать только номер МЧД.

Порядок работы с цифровыми доверенностями описывает приказ ФНС от 19.09.2023 № ЕД-7-26/648@.

Что нужно сделать перед переходом на МЧД

1. Разработать положение об использовании МЧД на предприятии и опубликовать приказ.
2. Определить ответственного за доверенности, который будет контролировать перевыпуск и передоверие.
3. Разработать инструкции по использованию МЧД в информационных системах предприятия.
4. Определить список сотрудников, работающих с ЭДО.
5. Сообщить контрагентам о переходе на МЧД в вашей организации.
6. Провести инструктаж сотрудников по работе с МЧД как при формировании исходящих документов, так и при обработке входящих.
7. Организовать получение сертификатов физ.лиц на сотрудников.
8. Сформировать доверенности на этих работников, подписать их сертификатом директора.
9. Зарегистрировать подписи сотрудников в информационной системе.

Чего не хватает в МЧД

Правила и механизмы использования машиночитаемой доверенности постоянно дорабатываются, так как на практике еще остаются нерешенные вопросы. Например, не предусмотрена техническая реализация процесса ненотариального передоверия МЧД руководителю филиала.

Также не все участники электронного документооборота поддерживают единый формат МЧД. Некоторые ФОИВ и гос.сервисы разработали собственные стандарты, которые нужно уточнять на самих платформах. Вместе с тем, Минцифры готово рассмотреть вопрос об обязательности 003 формата для всех органов государственной власти. ФНС планирует поддержать ведомство в этом проекте. Но пока этот вопрос остается открытым.

Важно отметить, что МЧД не отменят бумажные и электронные PDF доверенности, которые продолжат существовать. Но их безусловное преимущество — xml-формат, составленный по утвержденной xsd-схеме. Такие доверенности можно проверять автоматически. Кроме этого их не нужно каждый раз прикладывать к пакету документов при отправке. Подобные нововведения упрощают взаимодействие в межкорпоративном и гос.сегменте и делают операции прозрачными.