Документооборот в банках: история и новые реалии 

Сергей Бушмелев, ИТ-аналитик компании DIRECTUM

Так уж сложилось, что в России банки  уверенно лидируют в области применения новых технических средств и новых методологий, находясь на шаг впереди остальных коммерческих предприятий. Финансовое состояние успешных банков позволяло им выделять средства на развитие, а более высокие зарплаты позволяли привлекать лучшие отечественные и зарубежные кадры. Устойчивая иерархическая структура, четко прописанные функции отдельных подразделений и даже сотрудников, высокий образовательный уровень персонала позволяли банкам применять передовые «западные» технологии: управленческий учет, финансовое планирование и моделирование, бюджетирование, электронный документооборот. Соответственно, банки приняли самое непосредственное участие в формировании спроса на информационные продукты, реализующие эти технологии.

Если есть спрос, есть и предложение. Отечественные ИТ-компании выходили на рынок со своими предложениями: это были как решения от мировых производителей, так и собственные разработки и решения на различных промышленных платформах. Если говорить о классах систем, то в первую очередь сформировался рынок автоматизированных банковских систем (АБС). Для человека, не знакомого со спецификой банковской деятельности, АБС — это единая «монстроидальная» информационная  система, но на самом же деле, АБС - это совокупность информационных систем (не всегда от одного производителя), автоматизирующих различные сферы деятельности банка: бухгалтерия, расчетно-кассовое обслуживание, розничная деятельность (retail), выдача кредитов, управление активами, деятельность на рынке ценных бумаг, отчетность для инвесторов и контролирующих органов. Повышение конкуренции на рынке банковских услуг способствовало широкому применению CRM-систем, потребность в информации о доходности отдельных продуктов, направлений и подразделений, желание контролировать хозяйственные расходы сформировало рынок BPMS (Business Performance Management Systems).  Ужесточение требований со стороны Центробанка, уже упомянутая конкуренция, концентрация капитала, проявляющаяся в виде непрекращающегося процесса слияний и поглощений, выдвинули в число первоочередных требований повышение эффективности и конкурентоспособности. Требований, наличием которых можно объяснить спрос на ECM-системы.

Первоначально отечественные поставщики ECM-систем (или, как принято в российской практике, систем электронного документооборота) предлагали  в основном автоматизацию административного документооборота. Этому было простое объяснение: административные бизнес-процессы в банке не сильно отличаются от аналогичных процессов остальных коммерческих предприятий, что позволяет обойтись без серьезной модификации системы и использовать стандартные механизмы и универсальные методики. Банки автоматизировали входящих и исходящих документов, свой внутренний документооборот (приказы, служебные записки, заявки и т.п.). Как часто это случается, автоматизация административных бизнес-процессов может выйти за рамки одной системы. Например, при автоматизации согласования заявок на хозяйственные расходы, финансовый контроль осуществляется с помощью BPM-системы.

Автоматизация операционного документооборота сначала сводилась к  обмену электронными платежными и служебно-информационными документами, осуществляемого в процессе дистанционного банковского обслуживания (система «клиент-банк»). Нельзя не отметить, что банки и здесь были впереди: первые системы «клиент-банк» появились задолго до принятия закона «Об электронной цифровой подписи» - в середине 90-х годов прошлого века. Услуги системы «клиент-банк» были доступны как юридическим, так и физическим лицам. Другие системы обмена юридически значимыми электронными документами, например сдачи налоговой отчетности в электронном виде, появились значительно позже.

Вообще, говоря об автоматизации документооборота, стоит сказать, что внедрение систем электронного документооборота целесообразно и эффективно, когда обмениваемые документы в большинстве своей массы электронные. Несмотря на то, что автоматизация бумажного документооборота позволит организовать контроль местонахождения документов и повысить  исполнительскую дисциплину, для конечного пользователя такая автоматизация будет означать необходимость совершения дополнительных действий. Так, например, после наложения на бумажный документ резолюции необходимо будет продублировать эту информацию в ECM-системе, и, соответственно, после выполнения поручения результат также должен быть занесен в систему.

Ситуация меняется на противоположную, когда обмениваемые документы представлены в электронном виде. В  этой ситуации СЭД позволяет реализовать все преимущества электронного документооборота: постоянный доступ к информации, единые политики хранения документов, контроль прав доступа, быстрый и прозрачный процесс согласования документов, возможность удаленной работы с документами.

Кредитный бум, случившийся в России в ранние 2000-е, снижение цен на сканеры, вкупе с ростом пропускной способности каналов и снижение стоимости трафика, объясняют возросший интерес банков к использованию ECM-систем в процессе оказания услуг кредитования. Особенно актуальна эта технология для банков с развитой филиальной сетью. Например, при кредитовании юридических лиц бумажные документы (кредитные заявки, анкеты, документы, предоставляемые заемщиком для обоснования кредитования) сканируются в филиалах и уже в виде электронных образов направляются в головной офис. Специалисты кредитного отдела головного офиса могут приступить к обработке кредитной заявки, не дожидаясь прихода бумажных документов. Таким образом, централизованная обработка кредитных заявок и принятие решений о выдаче кредитов, наличие единой базы заемщиков позволяет уменьшить кредитный риск. Наличие большого числа случаев кредитного мошенничества, когда недобросовестный заемщик получал кредиты в разных филиалах одного банка под залог одного и того же имущества только подтверждает преимущества централизованного подхода. Кроме того, в условиях кризиса  следует оценивать не только заемщика, но и состояние компании-работодателя заемщика, так как массовые увольнения ведут к драматическому снижению кредитоспособности населения.

Говоря о текущем моменте, нельзя обойти вниманием тот факт, что переживаемый миром финансовый кризис заставил банки внести коррективы в свои планы. Большинство банков приостановило свои активные программы и оставило необходимый минимум, достаточный, чтобы пережить кризис. В тоже время, по мнению отдельных руководителей банков, кризис — это время что-то изменить: нарастить активы за счет поглощения менее успешных конкурентов, выйти на новые сегменты, предложить новые продукты. Например, банки, специализирующиеся на ипотечном кредитовании, выходят на менее рискованные рынки потребительского кредитования и автокредитов.

Изменения, произошедшие в банковском секторе, отразились и на характере спроса на ECM-продукты. Интерес к автоматизации операционных бизнес-процессов (а наиболее сильным был спрос на автоматизацию процесса сбора и обработки кредитных досье) ощутимо снизился, и на фоне этого снижения стал более заметным спрос на автоматизацию административных бизнес-процессов. Это отражает стремление банков, избравших первый сценарий, сэкономить, прежде всего, на административных издержках. Как уже говорилось выше, внедрение ECM-системы позволяет повысить исполнительскую дисциплину и обеспечить прозрачность (а следственно и возможность контроля) бизнес-процессов. Но для банков, имеющих филиальную сеть, внедрение ECM-систем может сопровождаться сложностью «связывания» систем в головном офисе и в филиалах. Как показывает практика, требуется организовать не только обмен электронными документами, но и их метаданными, а также заданиями, данными справочников, обеспечить поиск во всех связанных системах. Каждый производитель ECM-систем решает эту задачу по-своему. Кроме классической репликации данных в «арсенале» вендоров имеются и специализованные инструменты, например, Federated Search Services у Documentum, DIRECTUM Intersystem Cooperation Services (DICS) у DIRECTUM. Применение таких инструментов позволяет организовать доверенный обмен электронными документами, заданиями и нормативно-справочной информацией в рамках сквозных для нескольких организаций бизнес-процессов, а также осуществлять поиск документов по всем связанным системам. Примерами такого сквозного административного бизнес-процесса могут быть формирование общего бюджета хозяйственных расходов и централизованное согласование заявок на расходование средств.

Банки, предпочитающие противостоять кризису активными действиями, смогут использовать DICS и аналогичные инструменты для организации сквозных операционных бизнес-процессов, того же согласования кредитных заявок. Это позволит банковским холдингам, где решение о выдаче кредита принимается в каждом филиале, с наименьшими потерями перейти к принятию решения в головном офисе. Но, как известно, внедрение такой крупной системы как ECM – это достаточно серьезные инвестиции, а кризис заставил многих очень сильно урезать инвестиционные программы. Выходов из казалось бы патовой ситуации может быть несколько. К классическому варианту применений программного обеспечения с открытым кодом (Alfresco, Nuxeo Galaxy, Jahia) добавились современные подходы: лицензирование приложений по модели SaaS (Google Docs, Spring CM, Xithos) и аренда настольных приложений (DIRECTUM). Для клиентов использование аренда программного обеспечения (в том числе по модели SaaS) означает экономию бюджета текущего года, более эффективное расходование финансовых ресурсов, возможность оценить качественный и количественный эффект от внедрения ECM-системы, возможность оценить необходимый для работы состав системы.

Подводя итог, можно смело констатировать, что банки прошли значительный путь в деле освоения ECM-технологий, от точечной автоматизации административного документооборота и отдельных бизнес-процессов до использования систем электронного документооборота для  автоматизации основной деятельности. Разразившийся кризис внес свои коррективы в планы развития, что соответственно нашло свое отражение в смене приоритетов. Но вне зависимости от того, какую стратегию выбрали банки, будь то приостановка активных программ и стремление сократить издержки или активное противостояние кризису путем освоения новых сегментов и продуктов, можно найти предложение от производителей ECM-систем, удовлетворяющее текущие потребности банка и позволяющее ему реализовать выбранную стратегию и выиграть.